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La calidad de la actividad desarrollada en las organizaciones es un aspecto que permite diferenciar a toda organización. Independientemente del tipo de organización en la que nos encontremos, podremos implementar o adoptar un sistema de gestión de calidad que permitirá:
- Hacer frente a entornos de operación cada vez más complejo
- Mejorar la capacidad de la organización a la hora de satisfacer a los clientes
- Desarrollar un enfoque integrado de la gestión organizacional
- Orientar la practica laboral hacia la mejora continua
En base a ello, podemos considerar los requisitos establecidos en la actualización de la norma internacional ISO 9001:2015 de Sistemas de Gestión de Calidad (SGC), la cual sustituye la versión anterior de la norma: ISO 9001:2008.
La norma ha estado fundamentada en ciertos aspectos básicos entre los que podemos destacar la importancia de la cadena de suministro, por su incidencia y repercusión directa sobre el desarrollo de la actividad profesional, considerando la importancia de la comunicación y la especificación de los requisitos, además de otros aspectos desarrollados en posteriores revisiones de la norma, entre los que podemos considerar la importancia de la definición y el control de los procesos que forman parte de la actividad diaria de las organizaciones, como consecuencia del cambio en los procesos de fabricación desde los años 80 y 90.
Al mismo tiempo han ido surgiendo otras metodologías de mejora continua, aunque ISO 9001 continua siendo una base para la calidad de muchas organizaciones e industrias. Como consecuencia de la actualización de la norma, han surgido numerosas dudas acerca de los aspectos para los que las organizaciones han de prepararse, además de otros aspectos como el coste o el esfuerzo administrativo que supone el mantenimiento de la certificación.
En cualquier caso, es fundamental tener en cuenta el valor que suponen los cambios, así como la importancia de evitar el desarrollo de errores, considerando algunos aspectos que pueden incidir en la actividad de la empresa, como la influencia de los tiempos de inactividad resultado de una falta de gestión de procesos, o el aumento de los costes de productos o materiales de la cadena de suministro, quejas e insatisfacciones, etc.
En esta nueva edición de la norma, se introducen cambios como resultado de la necesidad de determinar el contexto de la organización, sin ser necesario hacer referencia a otros tipos de pruebas documentadas. Además, en la medida en la que se llegue a acuerdos en cuanto a la interpretación y las estrategias de auditoría, se desarrollarán más capacidades para comunicar las expectativas a las empresas.
La edición de la norma del año 2015, considera la importancia de la adopción de las medidas propuestas y su relevancia, estando estipulado el periodo de transición en tres años. Las normas internacionales son revisadas y actualizadas cada cierto tiempo, de manera que se asegura así su aplicabilidad y la adaptación a los posibles cambios emergentes, por lo que cada nueva versión de la norma implica un cambio.
Otro factor clave sobre el que se ha incidido, ha sido la normalización de los formatos de las normas (Como ejemplo: ISO 9001, ISO 22000, e ISO 50001), facilitando la integración e implementación de varios estándares, sin necesidad de crear procesos y sistemas redundantes.
Se desarrolla de esta forma un planteamiento de formato coherente con el tipo de estándar internacional, planteando el contexto y definiendo alcances, para posteriormente hacer referencia a las normas aplicables de forma conjunta, y pasando a especificar las partes auditables o certificables, considerando los aspectos estratégicos en la gestión empresarial. Podemos destacar como aspectos significativos:
La norma ISO 9001, destaca por su aplicabilidad, además de por las interconexiones y referencias cruzadas que plantea a lo largo de su desarrollo. Esta norma considera la interconexión de los sistemas, de modo que cualquier función necesaria para la entrega del producto o servicio al cliente forma parte del sistema formal de calidad.
Se hace hincapié en la importancia de los procesos. La adopción de un enfoque basado en procesos permite controlar y gestionar los riesgos implicados con el desarrollo de la actividad profesional, teniendo en cuenta el impacto de los posibles riesgos y el desarrollo de las medidas adecuadas para evitar los mismos. El análisis de los efectos y los tipos de error es una de las herramientas más empleadas, e identifica fallos de proceso o producto, además de considerar la probabilidad, gravedad o detectabilidad de cualquier error. Así es posible priorizar riesgos, desarrollar medidas de control, siendo fundamental la detección, reducción del error y además de la posibilidad de eliminarlo.
Este puede ser el paso previo una reducción de costes. Pero, ¿qué problemas pueden surgir?, o ¿de qué manera pueden afectar a nuestro negocio? La cuantificación de los riesgos, y el desarrollo de planes de mitigación conduce al desarrollo de decisiones bien fundamentadas, y el desarrollo de un equipo para la gestión de todos estos procesos. Otra herramienta que nos permite analizar y comprender la empresa es el análisis DAFO (fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas). Además, con la finalidad de desarrollo de una perspectiva realista, se hace uso de datos procedentes tanto de clientes como de los procesos, además de los datos disponibles que reflejan la realidad de la empresa.
En base a ello, podemos considerar la importancia de otro de los cambios significativos de la norma, el cambio del procedimiento documentado, y el registro a la información documentada, desde los informes de auditoría hasta las guías de solución de problemas, o hasta los mapas de rutas de suministro, es importante considerar la capacidad de una organización para continuar con las operaciones lisas que cumplen con los requisitos internos y externos, ya que la información documentada tiene que estar preparada, actualizada y accesible para quienes necesiten de ella.
ASPECTOS ESTRATÉGICOS EN LA IMPLEMENTACION DE LA NORMA
Podemos considerar cinco aspectos clave que permitirán a toda empresa la implementación de esta norma, considerando determinados aspectos determinantes en el desarrollo del proceso.
1. El período de transición, es de tres años, y las entidades de certificación se encargarán de determinar cómo evaluar los criterios.
2. Todas las normas de sistemas de los sistemas de gestión se revisarán y examinarán en un ciclo de 5-8 años;
3. La gestión del riesgo juega un papel importante en la gestión de la calidad, enfatizando en la gestion preventiva mediante la gestion de los riesgos en los procesos.
Hasta que se haya llevado a cabo un número significativo de auditorías, la incertidumbre existente, estará directamente relacionada con las interpretaciones.
Por todos estos motivos, es importante la existencia del control de los procesos y el mantenimiento de la información de la industria, siendo el registro de todos estos datos un aspecto fundamental para el desarrollo de medidas que faciliten y garanticen el desarrollo de procesos de actividad eficientes.
