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Intedya. Consultoría, Auditoría y Formación
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Gestor Documental


Acceso ágil, confidencial y permanente

Un Gestor Documental, consiste en una herramienta para archivar y compartir la documentación de interés, para los distintos perfiles de usuario, según su función, nivel de acceso y permisos, contando siempre con la información más actualizada.

BENEFICIOS

  • Proyecta imagen tecnológica de la organización ante empleados.
  • Proporcionar agilidad y eficiencia, reduciendo los constantes envíos de documentación.
  • Proporciona consistencia, al disponer de las versiones actualizadas de los documentos, reduciendo errores por uso no intencionado de versiones obsoletas.
  • Proporciona seguridad, al llevase a cabo copias de respaldo de la documentación.
  • Mejora comunicación, por la disponibilidad de la documentación, en función del puesto de trabajo.
  • Proporciona confidencialidad, al determinar, en función de los distintos perfiles, quien puede acceder, dar de alta y borrar que documentos y/o carpetas.
  • Aporta tranquilidad y gestión, pues la propia herramienta permite la gestión de avisos de acciones relacionadas con los documentos y carpetas.

FUNCIONES PRINCIPALES

La aplicación permite, gestionar todos los documentos del Sistema:

  • Gestor documental basado en un sistema de carpetas, subcarpetas,... donde se pueden archivar documentos independientemente de su formato.
  • Cumple con los requisitos de los sistemas de gestión ISO al permitir y evidenciar la revisión de los documentos, así como la aprobación de los mismos.
  • La confidencialidad de la documentación archivada se garantiza por medio de los perfiles de usuarios, al identificar para cada carpeta y cada documento
  • los puestos de trabajo que podrán ver, dar de alta y borrar cada carpeta y/o documento.
  • La aplicación permite dar de alta AVISOS relacionados con Carpetas y Documentos dirigiendo los mismos a los puestos correspondientes y en el momento adecuado, previa parametrización. La herramienta nos recuerda que hacer y cuando, para todos los usuarios, sencillamente con una parametrización inicial.
  • La imagen y aspecto de las carpetas y archivos pueden ser parametrizados de acuerdo a la imagen de la organización.
  • Permite la localización inmediata de documentos pendientes de revisar y aprobar.
  • Impresión de listados.

Reconocimientos y participación

StaregisterUNE Normalización EspañolaOganización Asociada a la WORLD COMPLIANCE ASSOCIATIONStandards Boost BusinessMiembros de ANSI (American National Standards Institute)Titulaciones conjuntas con la Universidad de San JorgeMiembros del Pacto Mundial de las Naciones UnidasMiembros de la Green Industry PlatformMiembros de la Asociación Española de la CalidadAdheridos al Pacto de LuxemburgoMiembros de la European Association for International EducationAlianza con Prevensystem