Llevamos varios meses oyendo hablar de los cambios que supondrá la nueva versión del año 2015 de la norma ISO 9001. Algunos expertos en la norma lanzan la cifra del 30% como el porcentaje en el que cambia una versión respecto a la otra. Hay numerosos artículos que describen con profundidad estos cambios –de enfoque, de estructura, de vocabulario…- pero, a pesar de que existen más de un millón de organizaciones certificadas en el mundo, pocos se ocupan de abordar algo que preocupa a estas entidades que ya disfrutan de su certificado en ISO 9001:2008 ¿qué tienen realmente que hacer para adaptar sus sistemas de gestión? ¿Qué plazo disponen para ello? ¿Qué impacto real tendrá para la organización esta adaptación? ¿Siguen siendo operativas las sistemáticas que tanto trabajo supuso implementar en su momento? ¿Son válidos los documentos que actualmente están utilizando?
En primer lugar, debemos acabar con el miedo al cambio; si bien es cierto que habrá que rehacer el mapa de procesos, modificar el sistema documental, eliminar procedimientos y crear otros nuevos…más del 70% de los documentos seguirán siendo válidos sin más adaptación que un pequeño repaso del vocabulario utilizado y la referencia al apartado de la norma al que damos cumplimiento –y a su nivel de revisión-.
En cuanto al plazo del que disponen las empresas para su adaptación, será de tres años desde septiembre de 2015, que es la fecha en que la organización ISO estima que será la publicación de la nueva versión de la norma.
No obstante, y dado que ya se dispone oficialmente del DIS ISO 9001:2015, se puede diseñar la estrategia a seguir por la organización para abordar de forma casi inmediata la adaptación de su sistema de gestión de calidad, para que la transición sea lo más suave y menos impactante posible para la organización.
Esta estrategia puede seguir los siguientes pasos:
1. Formación. Aquella/s persona/s que vaya/n a responsabilizarse de la adaptación del sistema debe conocer con profundidad los requisitos de la nueva versión de la norma y los cambios que supone respecto de la versión actual. Para profesionales avezados en el mundo de la gestión de calidad e ISO 9001, bastará con leer la norma para identificarlos. Si no es así, será fundamental contar con la experiencia de una entidad de formación o consultoría de sistemas especializado en gestión de calidad y excelencia que de soporte a la organización a lo largo de todo el proceso.
2. Revisión del mapa de procesos. El mapa de procesos supone el núcleo central de todo el sistema de gestión y es uno de los elementos que se verá afectado. Algunos procesos desaparecen y otros deben incluirse.
3. Revisión de procesos ya existentes. La mayoría de los procesos del SGC se mantienen, aunque algunos deberán ser revisados para comprobar que cumplen con todos los requisitos de la nueva norma. Esto incluye los procedimientos documentados y otros documentos que se deriven de su implementación.
4. Desarrollar e implementar nuevos procesos. Una vez identificados en el mapa de procesos, será el momento de desarrollar e implementar los nuevos procesos y procedimientos documentados asociados con el apoyo y la colaboración del resto de la organización.
5. Auditoría interna. La primera auditoría interna tras la adaptación del sistema es muy importante. Si la organización tiene la sistemática de auditarse internamente, se recomienda que haga una excepción y busque el apoyo de auditores expertos en la nueva versión de la norma para que esta sea totalmente eficaz.
Este proceso debe ser planificado y sistemático, al más puro estilo PDCA. No en vano la nueva versión de la norma está totalmente enfocada a este modelo que aún siendo ya bastante añejo –pues ya en los años cincuenta fue difundido por Deming- sigue siendo el modelo de gestión de la mejora continua más utilizado en gestión.
Paloma López Lemos
Experta en Gestión de la Calidad y Excelencia.
Intedya Central Internacional