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No hay organización que no requiera en su actividad de algún producto ajeno. La gestión adecuada del proceso de compras será clave para mejorar los resultados de nuestra organización.
Los requisitos recogidos en este apartado son seguramente los peor interpretados y asimilados por las organizaciones que implantan ISO 9001. Este apartado de la norma genera multitud de problemas: almacenamiento de materiales inservibles, devolución de productos en mal estado, paros en fábrica por falta de material comprado, etc.
La norma ofrece bastante flexibilidad a la hora de decidir cómo gestionar el proceso de compras valorando criticidad del producto, daño que supone para la organización un posible error del proveedor y capacidad del proveedor para cumplir con los requisitos.
El enfoque basado en procesos refuerza la relación con el proveedor, llevando a este a demostrar su capacidad en el proceso. Para acertar con el proveedor y obtener productos que encajen perfectamente en el proceso de producción, se necesita algo más que una simple inspección en recepción, debemos desarrollar una relación mutuamente beneficiosa con el proveedor.
Antes de efectuar la compra la información de compras debe describir de manera clara, completa y eficaz el producto a comprar. Se validarán los requisitos de compra antes de su envío al proveedor, mediante un proceso sencillo de firma de orden de compra o procesos más complejos con sucesivas etapas de revisión y aprobación. En todo caso, se conservaran evidencias, archivando órdenes de compra, especificaciones de compra, así como los resultados de revisiones.
Deben definirse las responsabilidades para realizar las compras y comunicar los requisitos de compra al proveedor. El responsable de compras debe disponer de un listado con proveedores homologados para, en el momento de realizar la compra de productos que tengan incidencia en el SGC, asegurar las mejores condiciones de proveer productos conformes.
Deben determinarse los criterios de selección y calificación en la evaluación continua del desempeño de cada proveedor, examinando su capacidad para satisfacer los requisitos en términos de calidad (número de incidencias), competitividad (relación calidad-precio), fiabilidad en la entrega (retrasos sobre planificado), adaptabilidad a las necesidades (capacidad ante urgencias) y otras consideraciones (infraestructuras, ubicación, política de precios, inspecciones o auditorias al proveedor).
En esta valoración es útil la participación del personal encargado de las distintas funciones en la organización. Cuando proceda, se tendrán en cuenta comparaciones competitivas de atributos financieros, comerciales y calidad. En el caso de compras puntuales, puede establecerse un procedimiento de selección abreviado manteniendo registros de la selección.
A continuación, se dará peso a cada criterio y en función del resultado se tomarán acciones: retirar la homologación y no trabajar más con un determinado proveedor; exigir se tomen medidas correctivas, se planifiquen y notifiquen por escrito; o advertir al proveedor de los puntos débiles para su mejora en futuras evaluaciones.
La selección y evaluación inicial debe realizarse al implementar el SGC o al incorporar nuevos proveedores incluyendo empresas subcontratadas. Se realizara una reevaluación al menos una vez al año o cuando se detecten no conformidades en la entrega y siempre antes de la revisión del sistema por la dirección. Deben mantenerse evidencias documentadas sobre el seguimiento a acciones correctivas solicitadas a proveedores.
Una vez suministrado el producto destinado a incorporarse en los productos que la organización suministra al cliente se evaluará su aceptabilidad. Se han de llevar a cabo actividades de verificación, más rigurosas cuanto mayor sea la repercusión en la calidad del producto comprado. La intensidad variará desde una simple inspección a la llegada comprobando que bultos y referencias coinciden con el albarán, hasta planes de muestreo, muestreo al 100%, o incluso controles más estrictos en las instalaciones del proveedor o toma de muestras para su análisis en laboratorio.
En ocasiones, se acepta sin más todo proveedor que esté certificado con ISO 9001. Sería bueno que los certificados fueran garantía absoluta de satisfacción con el cliente, pero en algunos casos puede no ser suficiente.
Deben considerarse igualmente enfoques como la evaluación de proveedores o la posible competencia demostrada por el proveedor, de manera manera que no serán necesarias actividades de inspección.
Será necesario mantener registros de la verificación y liberación del producto, así responsabilidades.
En definitiva, hemos evitar la habitual traducción de los requisitos de la norma en mantener únicamente informes de evaluación a proveedores, donde cada cierto tiempo ponemos nota a los proveedores basándose en criterios de lo más variopinto, registros que a nadie interesan, y que no se utilizan.
Fuente: gestionacalidad.blogspot.com.es
