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Las reuniones y eventos han sido una parte necesaria del mundo de la acreditación desde el principio, y COVID-19 no cambiará eso. Incluso durante la pandemia, sus reuniones y eventos pueden y deben continuar con la ayuda de la tecnología. Un evento virtual no es un "PLAN B", es una oportunidad, para crecer, expandirse, expandir su alcance y conectarse con sus asistentes en un nuevo nivel.
¿Cómo organizan eventos las organizaciones?
En un evento virtual, la audiencia interactúa en un entorno totalmente digital; El contenido se proporciona principalmente a través de transmisiones en vivo y videos pregrabados y está respaldado por interacción en vivo en forma de chats y preguntas y respuestas en vivo.
Los eventos virtuales tienen muchos beneficios: menos presión sobre los recursos de sus asistentes, ya que no se requiere viajar; mayor flexibilidad para el anfitrión del evento con respecto al horario del evento y la logística; escalabilidad sencilla si su evento atrae a más asistentes de los que había previsto; y lo que es más importante, las plataformas de eventos digitales permiten una excelente planificación y reportes muy precisos. Todas estas cosas pueden generar un excelente retorno de la inversión para su reunión virtual.
Planificación y gestión de reuniones virtuales
El consejo más importante que puedo darte es este: diseña tu evento y luego elige tu plataforma.
Primero, identifique el motivo de su reunión:
Una vez que sepa el motivo de su reunión, identifique sus necesidades específicas: ¿necesita ser transmitido en vivo o puede estar pregrabado? ¿Necesita un sondeo confidencial donde se archivan los resultados? ¿Necesita preguntas y respuestas en vivo? Todas estas preguntas te ayudarán a elegir tu plataforma. Zoom funciona muy bien para muchos eventos virtuales, pero si su evento tiene necesidades más complejas, como registro de pago, encuestas confidenciales en vivo o informes sólidos sobre los asistentes, es posible que deba utilizar una plataforma virtual como OnAir, PheedLoop o 6Connex.
Una vez que haya identificado el motivo de su reunión y su plataforma, estará listo para invitar a sus asistentes. Asegúrese de identificar claramente el papel de sus asistentes; si el motivo de su reunión es tomar una decisión, trate a sus asistentes como tomadores de decisiones. Si el motivo de su reunión es resolver un problema, trate a sus asistentes como solucionadores de problemas. Si el motivo de su reunión es proporcionar información y / o actualizaciones, asegúrese de que sus asistentes sepan que su función es ser un observador y hágales saber que habrá oportunidades para preguntas y respuestas. Identifique el rol de sus asistentes de inmediato y asegúrese de que su rol en la reunión sea muy claro para ellos. Sin este importante paso, sus asistentes pasarán por defecto al muy tentador papel de “observador”, ¡incluso si no los quiere en ese papel! - y será difícil sacarlos de este rol.
Cuando inicie su reunión virtual, emita un "llamado a la acción" de inmediato: estamos aquí para tomar una decisión sobre "x". Dé a sus asistentes una presentación rápida de no más de 3-5 minutos, luego proceda a la decisión. Esto es importante ya que la capacidad de atención humana es muy limitada: las investigaciones muestran constantemente que los humanos no pueden concentrarse durante más de 8 minutos antes de que su enfoque comience a disminuir (de hecho, olvidamos el 90% de lo que escuchamos si no lo aplicamos).
Consideraciones para el 2021
Al menos hasta la primera mitad de 2021, la mayoría de las reuniones probablemente serán virtuales, con la posibilidad de ser híbridas según la ubicación, es decir, pueden contener un componente presencial y un componente virtual. Tener un componente cara a cara en la era de COVID-19 conlleva riesgos, por lo que, si planea organizar un evento híbrido, asegúrese de identificar todos los riesgos para su organización y luego mitigarlos. Esto incluye un enfoque en los términos y condiciones con el lugar de su evento híbrido para garantizar que esté protegido de las sanciones por cancelación y que el lugar que elija sea capaz de gestionar los requisitos de higiene, saneamiento y distancia relacionados con su evento. Si planea realizar un evento con un componente cara a cara, también deberá considerar los riesgos asociados con la ubicación de sus asistentes (es decir, si provienen de un punto de acceso COVID-19, lo que plantea la posibilidad de que es posible que no se le conceda la entrada a la economía donde se lleva a cabo la reunión), la necesidad de poner en cuarentena al regresar a su economía de origen, etc. Una vez que considere estos factores, puede decidir que es mejor realizar todo su evento virtualmente en su lugar de organizar un evento con un componente presencial.
La experiencia de SSC
SSC ha pasado la mayor parte de 2020 realizando la transición de las reuniones cara a cara de nuestros clientes a varias plataformas virtuales y, hasta la fecha, todos nuestros clientes han tenido experiencias positivas con estos eventos virtuales. Por ejemplo, uno de los clientes de nuestra gran asociación tuvo que cancelar su convención anual de 1800 personas debido a la pandemia, y en su lugar, organizamos una feria comercial virtual y una feria de pasantías para ellos con varios cientos de asistentes, y todos estaban extremadamente felices con el resultado. Nuestro cliente logró sus objetivos comerciales y los asistentes estaban encantados de poder participar. Todos nosotros, el cliente, los asistentes y SSC, tenemos nuevas herramientas para futuras reuniones, nuevas conexiones y nos sentimos cómodos con la nueva forma de hacer negocios durante una pandemia. Si está pensando en organizar un evento virtual, ¡lo recomendamos encarecidamente!
Fuente: IAF
