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La pandemia de COVID-19 ha dejado a la comunidad de cumplimiento con una mayor exposición al riesgo.
La pandemia de coronavirus ha tenido profundos efectos en todos los aspectos de las normas sociales y económicas, y ha forzado una rápida adaptación de nuevos procesos como el distanciamiento social y el trabajo remoto entre la sociedad. Los efectos de esta pandemia también han tenido repercusiones en la comunidad de cumplimiento, y de acuerdo con el informe de FinScan de mayo de 2020 que encuestó a los miembros de la comunidad contra el crimen financiero, como reguladores, auditores, profesionales de cumplimiento y consultores, muchas organizaciones sienten que corren el riesgo de exposición ha aumentado. Pero, ¿cuáles son las razones detrás de este aumento en el riesgo y cuáles son las implicaciones para la comunidad de cumplimiento?
Controles de cumplimiento y procesos interrumpidos
Cuatro factores contribuyeron al aumento de los niveles de riesgo que experimentan los departamentos de cumplimiento
Como resultado de la pandemia global, las empresas se vieron obligadas a cerrar o trasladar sus operaciones completamente en línea en muy poco tiempo. Lanzadas al modo de gestión de crisis, las empresas vieron una interrupción en sus controles y procesos de cumplimiento cotidianos debido a cuatro razones principales:
Condiciones de trabajo remotas. Muchas compañías tuvieron que cambiar a operaciones remotas solo debido a órdenes de quedarse en casa, lo que causó demoras en el regreso a los negocios como de costumbre. Tener empleados en casa sin un sistema de monitoreo automatizado también fue motivo para que muchos encuestados creyeran que su riesgo aumentaba.
Inadecuado soporte de TI y estructura del sistema. Los sistemas de TI no estaban preparados para poner a los empleados y sus sistemas en línea para el trabajo remoto, lo que interrumpió los procesos de cumplimiento. La mayoría de los sistemas fueron diseñados para permanecer seguros detrás de los firewalls, y no ramificarse en servicios remotos o en la nube.
Due Diligence subóptimo en nuevas oportunidades de negocio. Debido a las condiciones de trabajo remotas y la falta de soporte de TI adecuado, se perdió la debida diligencia adecuada para la incorporación de nuevos negocios. En lugar de centrarse en los procedimientos de cumplimiento adecuados, la debida diligencia fue priorizada a medida que se pusieron más recursos en la supervivencia de la organización.
Implementación apresurada de servicios en línea. A medida que las empresas luchaban por poner los sistemas en línea y los empleados configurados para el trabajo remoto, hubo brechas en los procesos que llevaron a una mayor exposición a actividades delictivas, así como a un mayor riesgo de incumplimiento de los requisitos reglamentarios.
Según los encuestados, el 53% esperaba un aumento en su exposición al riesgo debido a la interrupción significativa causada por los esfuerzos de gestión de crisis de la organización.
La pandemia de COVID-19 creó problemas para aquellas organizaciones de cumplimiento que no tenían el apoyo adecuado necesario para trabajar de forma remota.
¿Qué impulsa el mayor riesgo de cumplimiento?
Aquellos que informaron que su nivel de riesgo de cumplimiento había aumentado debido a la interrupción de la pandemia de sus procesos esperaban ver un aumento en la actividad criminal que explotaba sus sistemas en línea. También les preocupaba que, debido al aumento de las transacciones en línea (dado que se habían eliminado los encuentros cara a cara), existía la posibilidad de filtraciones de datos de los empleados que operaban en sistemas personales de forma remota. Tener recursos limitados para mantener y monitorear los procedimientos diarios también era una preocupación. Además, debido a la pandemia, muchas compañías tuvieron que suspender algunas de las iniciativas de cumplimiento que eran imprescindibles para construir nuevos sistemas y controles.
Debido a que muchos servicios gubernamentales esenciales para la comunidad de cumplimiento se cerraron o solo estuvieron parcialmente en funcionamiento debido a la pandemia, dificultó que los departamentos de cumplimiento resolvieran las preguntas y preocupaciones requeridas para continuar los procesos cotidianos y cumplir con los plazos reglamentarios. Juntos, estos factores causaron que quienes cumplieran con ellos tuvieran una mayor preocupación por su exposición al riesgo.
¿Hay algún factor atenuante de riesgo?
Sin embargo, algunos encuestados se mostraron optimistas y vieron que hay algunos factores que funcionan a su favor, y sintieron que su riesgo se mantuvo igual que antes de la pandemia o que disminuyeron. Por ejemplo, a medida que las empresas se vieron obligadas a cerrar o irse a distancia, hubo una desaceleración general en la cantidad de transacciones que tienen lugar. Con menos clientes para llevar a cabo la debida diligencia, la exposición al riesgo percibida disminuyó.
Otro factor que las organizaciones citaron como que tiene un efecto mitigante en su nivel de riesgo fue si tenían o no un plan de continuidad del negocio. Con la interrupción de COVID-19, las compañías que estaban más preparadas con la infraestructura y el apoyo necesarios para mover las operaciones de forma remota no vieron que su riesgo aumentara tanto. Tener una manera de administrar los procesos y las personas fue un gran paso para determinar si el riesgo de una organización aumentó.
Implicaciones y avanzar
¿Cómo pueden las organizaciones de cumplimiento disminuir la exposición al riesgo en el futuro?
Como señalan los resultados de esta encuesta, muchas organizaciones de cumplimiento en todo el mundo fueron sorprendidas por la interrupción de la productividad provocada por la pandemia COVID-19. Sin embargo, existe una fuerte correlación entre las organizaciones que tienen un plan de continuidad comercial y el nivel de riesgo de cumplimiento. Aquellos que planearon mejor, vieron que su riesgo se mantuvo igual o disminuyó.
Con una mejor infraestructura y soporte digital, las empresas que informan una menor exposición al riesgo probablemente pasen menos tiempo en el modo de gestión de crisis y más tiempo haciendo su trabajo. Para evitar el tipo de exposición no planificada provocada por la pandemia, los departamentos de cumplimiento deben trabajar en la construcción de su infraestructura en torno a opciones flexibles que les permitan volver a los negocios como de costumbre mucho más rápido. Algunos de esos esfuerzos podrían incluir:
Crear una infraestructura digital viable
A medida que los profesionales de cumplimiento se preparan para la nueva normalidad, es imperativo que creen un plan de continuidad detallado con un enfoque basado en el riesgo en mente para ayudarlos a regresar a las operaciones diarias lo más rápido posible y reducir su exposición al riesgo en el futuro.
Fuente: complianceandethics.org
