Diez claves para realizar con éxito auditorias en remoto

AENOR ayuda a gestionar el proceso de auditoría de las organizaciones para poder llevarlas a cabo en remoto, garantizando la confianza de los sistemas, así como la calidad y adecuación de los procesos. Este artículo ofrece diez claves para que las organizaciones puedan acometer con éxito una auditoría en remoto.

En plena época digital y de avances tecnológicos, cada vez más sectores se han adaptado a los nuevos cambios. Las relaciones personales se llevan a cabo cada vez más a través de las redes sociales. Las compras on line aumentan su cuota de mercado. Ya no hay distancias para recibir formación de los mejores profesionales a través de plataformas digitales o ejercitase deportivamente sin necesidad de ir a gimnasios. Son muchos los sectores que ya están tomando ventaja dentro de un mundo cada vez más globalizado.

Ahora, en estos tiempos de confinamiento, son muchas las áreas que están adaptándose a todo el abanico de posibilidades que la revolución tecnológica ofrece. En aquellos campos donde la presencia es un valor en sí misma, esta adaptación también es posible. Los museos ofertan visitas virtuales, los artistas amenizan con conciertos acústicos y los medios de comunicación ofrecen la programación desde sus casas.

Es el momento de realizar un paréntesis y ofrecer soluciones para poder seguir con aquellas actividades donde la interacción es una fuente de información. Sin olvidar que la aportación de valor en determinadas auditorías requiere de visitas y constatación in situ a la hora de recopilar evidencias, se ofrecen diferentes soluciones para poder adelantar la carga de trabajo. Por supuesto, hay que tener en cuenta que la viabilidad del proyecto depende del esquema que hay que auditar y siempre en función de la carga documental que durante una auditoría tenga que ser revisada. También es preciso recordar que algunos esquemas certificables, y para garantizar la uniformidad en el ámbito global, los organismos responsables de estos referenciales definen sus propios criterios para abordar las auditorías, entre ellos la necesidad de visitas. Estos criterios deben de ser seguidos por las entidades certificadoras; es el caso de normas ISO o certificaciones relacionadas con la seguridad alimentaria, por ejemplo.

Para ello, aquí ofrecemos algunas claves que pueden ayudar para llevar a cabo auditorías en remoto en función de su viabilidad.

Interlocutores previos entre ambas partes

Toda auditoría requiere de una planificación y en esta nueva modalidad no es diferente. Es necesario contar con interlocutores que dediquen un tiempo a la elaboración de la agenda, tanto auditor como auditado. Y no solo eso, es necesario que se identifiquen como líderes de ambos equipos de trabajo durante el transcurso de la auditoría donde existan diferentes implicados. Esto ayudará a resolver los posibles imprevistos que puedan surgir.

Madurez tecnología de las organizaciones

Una vez se han determinado los interlocutores para llevar a cabo un plan de auditoría (normalmente un Auditor Jefe y responsable de los sistemas de gestión), estos deberán evaluar la viabilidad del proyecto en función de las herramientas tecnologías a las que ambas partes tienen acceso. En este sentido, ya existen en el mercado un gran número de software gratuitos y otros que están siendo liberados para poder ser utilizados durante este periodo.

Selección de herramientas

Garantizada la viabilidad, es el momento de definir con qué instrumentos se contarán tanto para compartir archivos, mantener reuniones o incluso compartir escritorio y, así, garantizar el acceso y visualización de información.

Comunicar la información que se necesitará con antelación

Tras acordar las herramientas que hay que utilizar para acometer una auditoría en remoto, es preciso comunicar previamente la información documentada que se necesitará. Para ello se informará de los documentos que son precisos revisar para garantizar que el equipo auditor pueda constatar la implantación del sistema de gestión, su seguimiento y mejora continua. En este sentido, la documentación requerida pude ser: registros de formación, certificados de inspecciones reglamentarias, reclamaciones de clientes, informes de investigaciones de incidentes laborales o ambientales, actas de reuniones con la dirección, etc.

Compartir archivos

Tal y como ya se habrá determinado en fases previas, esta información puede ser alojada en espacios virtuales compartidos donde las partes implicadas tengan acceso (tanto auditado como auditor), bien a través de correos electrónicos o alojándolos en sistemas de gestión documental en nubes. Cabe mencionar la necesidad de seleccionar con cuidado la documentación que hay que aportar para no saturar con información poco relevante que no aporte valor o que no sea requerida, lo cual puede provocar confusiones a la hora de encontrar las evidencias que se buscan al evaluar la conformidad.

Las auditorías en remoto pueden ofrecer algunas ventajas, como la optimización de tiempo o la gestión de recursos.

Gestión de horarios y tiempos de trabajo

Dependiendo del tipo de organización el número de implicados en la auditoría puede variar. En este sentido, es de gran importancia estimar el tiempo de dedicación que llevará auditar cada proceso. De esta manera se podrá convocar a los interlocutores a unas horas determinadas realizando bloques de tiempo. En esta agenda, también será importante recoger los tiempos de descanso que se necesitarán como, por ejemplo, el almuerzo.

Realizar pruebas con antelación

Para garantizar el éxito de la auditoría será importante realizar pruebas antes de su comienzo y asegurar que todos los interlocutores tienen acceso tanto a las herramientas documentales como a aquellas que permitirán las reuniones on line.

Convocar reuniones

Una vez acordado como se llevará a cabo la auditoría, y en función de las herramientas tecnológicas seleccionadas, se procederá a convocar las reuniones con cada interlocutor o interlocutores de cada proceso a través de los medios seleccionados. En este sentido, se realizarán tantas convocatorias como los procesos lo requieran, pudiendo llegar en algunos casos a tener que realizar varias convocatorias en caso de ser interlocutores distintos para cada proceso. También se deberá contemplar no duplicar personal auditado. Aunque en auditorías presenciales es posible que un mismo interlocutor atienda a dos auditores en paralelo; en esta nueva modalidad este aspecto se dificulta. Se recomienda que en cada reunión se convoque un único proceso o referencial que haya que auditar. Ejemplos de interlocutores que participarán en las reuniones son los responsables de formación, delegados de prevención, gestores de compras, personal designado en emergencias, etc.

Durante el transcurso de la auditoría

Un aspecto que se deberá tener en consideración es crear un clima laboral. Para ello, y así poder elevar el nivel de concentración, se dedicará un tiempo a seleccionar el lugar de trabajo con el fin de garantizar que sea el más tranquilo posible. Por otro lado, y dado que la interlocución es a través de una pantalla o audio, es conveniente mantener signos de interacción de manera constante. En este sentido, será importante tomar con antelación las medidas que aseguren ausentarse lo menos posible, tales como tener cerca agua, café, libretas de anotaciones, etc. En definitiva, todo lo necesario para impedir romper esa interacción entre los interlocutores.

Contar con los imprevistos

Es posible que durante la auditoría se produzcan situaciones imprevistas como falta de acceso a las herramientas tecnológicas por caídas de servidores, imposibilidad de mantener una reunión con un interlocutor a última hora, etc. En estos casos la capacidad de reacción no diferirá en gran medida de una auditoría in situ, pudiendo replanificar las entrevistas. Para ello es importante la disponibilidad de los líderes en todo momento y gestionar los inconvenientes surgidos.

Hay que tener en cuenta que la viabilidad del proyecto depende del esquema que hay que auditar y siempre en función de la carga documental que durante una auditoría tenga que ser revisada

Como ya se ha comentado, en algunos casos las auditorías en remoto no sustituyen a la importancia de la carga presencial que requieren algunos esquemas, sin embargo, se pueden encontrar algunas ventajas de esta metodología, como, por ejemplo:

Optimización del tiempo: al evitar distracciones o interrupciones no deseadas, como llamadas, conversaciones no relacionadas con el proceso, etc. Asimismo, los bloques de horario tienden a cumplirse de manera más exacta.

Gestión de recursos: en algunos desplazamientos que hay que auditar, la revisión de documentación puede llegar a ocupar la mayor parte del trabajo que se realiza. En estos casos, adelantar esta revisión documental permite una mayor dedicación in situ del trabajo llevado a cabo, especialmente en aquellos casos donde las distancias de los desplazamientos son significativas.

No obstante, y como se ha venido mencionando, existen algunos referenciales donde para poder asegurar la implantación y confianza de un sistema de gestión, la auditoría no es posible ser llevada a cabo únicamente documentalmente. La visualización de la conformidad del proceso, la toma de muestras o la trazabilidad entre lo observado y la información documentada son ejemplos de la importancia del aspecto presencial. A esto debe añadirse la relevancia que tendrá esta comprobación in situ en aquellas actividades que hayan tenido que parar su actividad por completo, con todos los inconvenientes y desventajas que suponer volver al inicio y recuperar la inercia de las sistemáticas implantadas.

Ante situaciones difíciles es imprescindible encontrar soluciones factibles. Agilizar los procesos de auditoría y poder seguir llevando a cabo nuestro trabajo de forma que se permita verificar la implantación de los sistemas de gestión en las mejores condiciones de fiabilidad, sigue ayudando a demostrar la confianza de los sistemas para garantizar la calidad y adecuación de los procesos.

Fuente: revista.aenor